Wybór systemu ERP: czym się kierować?

System ERP to potężne narzędzie, które pomaga kontrolować praktycznie każdy aspekt działania firmy. Jednak wybór odpowiedniego oprogramowania to dość złożona kwestia – nie wystarczy znajomość listy funkcji, ponieważ każdy taki system musi być idealnie dostosowany do konkretnej firmy.

Całkowite koszty
System ERP ma służyć poprawie rentowności, sam więc nie może być skarbonką bez dna. Zakup oprogramowania to jedno, ale trzeba jeszcze je wdrożyć w pełnym zakresie. Zwykle to właśnie prace wdrożeniowe pochłaniają lwią część pieniędzy przeznaczonych na tę inwestycję. Wdrożenie ERP nie ogranicza się bowiem do zainstalowania oprogramowania. Trzeba je jeszcze skonfigurować w taki sposób, aby odpowiednie dane były widoczne dla konkretnych osób. Koszty wdrożenia muszą też objąć niezbędne przeszkolenie wybranych członków personelu, ponieważ korzystanie z tak złożonego oprogramowania nie może odbywać się bez zrozumienia jego idei i zasady działania. Dopiero znając te wszystkie ceny składowe, można ocenić, ile realnie kosztuje wdrożenie ERP w firmie.

Skalowalne systemy są lepsze
System ERP musi ułatwiać planowanie produkcji, trzeba jednak pamiętać, że profil produkcyjny może się zmieniać. Kiedy postępuje automatyzacja linii produkcyjnej, kiedy trzeba pilnie wpasować w harmonogram większe zlecenie, kiedy firma się rozwija – zawsze w tych przypadkach należy na bieżąco dostosować system ERP do aktualnych potrzeb. Oznacza to, że nie będzie to oprogramowanie, które wystarczy raz zainstalować i czekać na wyniki. Musi ono dawać możliwość personalizacji, zmiany parametrów pracy i prezentacji wyników. Rozwój systemu ERP musi być możliwy także po jego pierwszym uruchomieniu. Szczególnym przypadkiem rozwoju będzie integracja ERP z dodatkowymi źródłami danych: systemami księgowymi, kadrowymi albo oprogramowaniem do zarządzania stanem magazynowym.

ERP zamiast ludzi
Jedną z najistotniejszych cech dobrego systemu ERP będzie przynajmniej częściowa automatyzacja procesów. System ma robić coś więcej, niż tylko wyświetlać wyniki operacji matematycznych – powinien w sposób automatyczny podejmować niektóre decyzje i na przykład informować o konieczności złożenia zamówienia na surowce albo wydać alert o przeciążeniu linii produkcyjnej. W zależności od konfiguracji systemu możliwości jest naprawdę wiele, a chodzi o to, żeby przynajmniej część obowiązków zdjąć z personelu i powierzyć zintegrowanemu systemowi, który wydajniej i szybciej jest w stanie analizować różne aspekty działalności nie tylko jakościowo, ale i ilościowo.