Zarządzanie dokumentacją

System zarządzania dokumentami DMS jest w pełni zintegrowanym składnikiem rozwiązania proALPHA ERP, dzięki któremu dokumenty dotyczące konkretnej operacji są szybko i łatwo dostępne. Rysunki techniczne, dokumenty zamówienia, faktury zakupu, dowody dostaw, e-maile, notatki oraz wszystkie inne dokumenty łączone są przez proALPHA DMS z odpowiednimi transakcjami biznesowymi. Oznacza to koniec czasochłonnych poszukiwań dokumentów, a co za tym idzie, szybszą realizację zadań. Za pomocą metody Drag & Drop dokumenty można w prosty sposób przyporządkować do transakcji biznesowych.

Wszystkie działy, czy to zakupy, księgowość, czy serwis, mogą korzystać z funkcji systemu DMS. Możliwe jest również opracowywanie dokumentów w połączeniu z workflow, co standaryzuje i optymalizuje procesy w DMS. Archiwizacja zgodna jest z wymogami rewizji według GoBD (Zasady prowadzenia i przechowywania ksiąg rachunkowych, nagrań i dokumentów elektronicznych oraz dostępu do danych).

Inną kluczową cechą DMS jest integracja pakietu Microsoft Office. Użytkownicy proALPHA tylko poprzez jedno klęknięcie myszy mogą tworzyć i opracowywać dokumenty Office bezpośrednio w systemie ERP. Dzięki temu, każdy dokument przyporządkowany jest od razu do prawidłowej operacji. Ponadto, każdy e-mail utworzony w proALPHA zawiera informacje i słowa kluczowe, dzięki czemu może zostać bezpośrednio przyporządkowany do prawidłowej transakcji biznesowej. Archiwizowane są również wszystkie załączniki i elektroniczne podpisy.

Szybkie wyszukiwanie i przeszukiwanie dokumentów jest możliwe dzięki funkcji wyszukiwania słów kluczowych lub mechanizmowi wyszukiwania pełnotekstowego. Inną funkcją, która przyczynia się do zwiększenia efektywności procesów, jest przyporządkowywanie dokumentów na podstawie kodów kreskowych. Dzięki temu, że słowa kluczowe nadawane są automatycznie, dokumenty przypisywane są do prawidłowych transakcji biznesowych i poprzez workflow przekazywane są do dalszego opracowania.