Księga handlowa – funkcjonalność systemu ERP pozwalająca zadbać o finanse firmy

główne_461077.jpeg.jpg

Dobrze prowadzona księga handlowa daje jasny i przejrzysty obraz sytuacji finansowej danej organizacji. Księgę handlową mają wszystkie firmy, które prowadzą pełną księgowość.

Prowadzenie księgowości na podstawie planu kont wiąże się z tym, że w księdze handlowej rejestruje się wszystkie zdarzenia gospodarcze. Wpisuje się do niej aktywa i pasywa. Przy okazji księgi handlowej możemy spotkać się z jej inną nazwą – pełna księgowość. Dawniej księgi handlowe miały postać grubych tomów. Teraz przeniosły się do komputera, a dział księgowości korzysta z profesjonalnego oprogramowania.

Podstawowe funkcjonalności księgi handlowej

Moduł księgi handlowej obowiązkowo musi mieć funkcje wynikające z regulacji ustawy o rachunkowości. Oprócz tego może mieć wiele innych, ale skupmy się najpierw na tym, co jest obligatoryjne.

• Dziennik. Wszystkie zapisy księgowe i dokumenty, jakie się do niego wpisuje, muszą mieć zachowaną chronologię i numerację. Trzeba go prowadzić w taki sposób, by łatwo dało się go porównać z danymi z księgi głównej.
• Księga główna. Widnieją tutaj dokładnie te same dokumenty, co w dzienniku, ale z tym wyjątkiem, że zapisy mają porządek jest systematyczny, a nie chronologiczny.
• Księgi pomocnicze. Zdarzenia gospodarcze z księgi głównej uzupełnia się o dodatkowe informacje.
• Inwentarz. Inaczej jest to potwierdzone inwentaryzacją zestawienie aktywów i pasywów.
• Zestawienie obrotów i sald. W tym miejscu wykonuje się co miesiąc bilans próbny, który pokaże, czy księga jest prowadzona prawidłowo.

Zaawansowane rozwiązania wspierające firmę

Przeglądając moduły księgowości, warto pomyśleć nad indywidualnymi potrzebami, a nie ograniczać się jedynie do podstawowych funkcjonalności. Przykładowo księga handlowa enova365 ma je bardzo rozbudowane. Są zgodne z obowiązującymi przepisami, mają wbudowany mechanizm generowania elektronicznych deklaracji, w tym plików JPK. Oprócz tego są takie funkcje, jak Ewidencja Środków Pieniężnych umożliwiająca tworzenie prognoz na podstawie analiz terminów płatności, czy schematy księgowe pozwalające na tworzenie definicji dokumentów.

Poza tym ta księga handlowa może być częścią systemu ERP. System ERP jest rozwiązaniem informatycznym pozwalającym na zarządzanie i kontrolę wszystkich działań i procesów, jakie odbywają się w organizacji. Patrząc z perspektywy księgowości, jest to znaczne ułatwienie i skrócenie czasu pracy. Można na przykład bardzo szybko importować dokument z zewnątrz do programu.

Tak samo pracę w oparciu o system ERP docenią firmy, w których rozliczanie odbywa się wielopoziomowo i poszczególne oddziały prowadzone są osobno. Nie tylko łatwo można wszystkie dokumenty i operacje uporządkować, ale także różnicować uprawnienia dostępu do poszczególnych plików, dzielić amortyzację na oddziały itd.

Zakup dobrego i przejrzystego oprogramowania, można traktować w kategorii inwestycji, która przyczyni się do wydajniejszej pracy i sukcesów. Możliwość generowania różnego rodzaju raportów pozwoli na analizy, przewidywania i prognozy.