Planowanie awaryjne – dlaczego każda firma potrzebuje strategii zarządzania ciągłością działania?

Wszelkie nieprzewidziane sytuacje, takie jak pandemia, pożar czy ataki ransomware, mogą spowodować poważne zakłócenia w prawidłowym funkcjonowaniu przedsiębiorstwa. W tego typu przypadkach niezwykle ważne jest wdrożenie strategii zarządzania ciągłością działania. Pozwoli to zminimalizować negatywny wpływ ze strony powstałych zagrożeń. Zatem czym jest wspomniana strategia i dlaczego warto ją opracować?

Czym jest planowanie awaryjne i zarządzanie ciągłością działania?

Plan awaryjny to szczegółowy dokument określający procedury postępowania w sytuacji wystąpienia różnych rodzajów kryzysów. Mowa tutaj np. o awarii systemów informatycznych, atakach cybernetycznych, pożarze czy innych nieprzewidzianych zdarzeniach, które mogą zakłócić prawidłowe funkcjonowanie przedsiębiorstwa.

Zarządzanie ciągłością działania oznacza podjęcie stosownych kroków, w celu utrzymania ciągłości biznesu na założonym poziomie, w przypadku wystąpienia sytuacji awaryjnych lub kryzysowych. Obejmuje analizę wpływu zagrożeń, planowanie, monitorowanie oraz stosowne postępowanie w razie pojawienia się nieprzewidzianego zdarzenia.

Dlaczego każda firma powinna być przygotowana na nieprzewidziane sytuacje?

Nieprzewidziane sytuacje mogą wywołać szereg negatywnych aspektów, które w mniej lub bardziej dotkliwy sposób będą oddziaływać na całe przedsiębiorstwo. Mowa tutaj np. o przestojach, zachwianiu ciągłości operacyjnej, stratach finansowych, stracie danych i zasobów czy utracie reputacji oraz zaufania klientów. Plan awaryjny i strategia zarządzania ciągłością działania to kluczowe elementy zabezpieczające firmę przed ryzykiem i kryzysami. Dodatkowo pozwalają na utrzymanie działalności, ochronę interesariuszy, jak również budowanie długoterminowej stabilności.

Jakie są kluczowe cele planowania awaryjnego?

Celem planu awaryjnego jest odpowiednie przygotowanie przedsiębiorstwa na wystąpienie nieprzewidzianych sytuacji, aby szybko zareagować oraz zminimalizować negatywny wpływ na działalność.

Do kluczowych celów planu awaryjnego zalicza się:

• ochronę pracowników – obejmuje działania, które mają na celu zapewnienie bezpieczeństwa oraz zdrowia pracowników w sytuacji wystąpienia zagrożeń lub awarii;
• ciągłość działania – to minimalizacja zakłóceń w działalności operacyjnej, a także szybkie przywrócenie kluczowych procesów biznesowych;
• ochronę zasobów – zabezpieczenie krytycznych zasobów przedsiębiorstwa, czyli dane, urządzenia, infrastruktura oraz zasoby finansowe;
• zarządzanie komunikacją – to zapewnienie skutecznej komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej. Pierwsza z nich dotyczy pracowników, druga zaś klientów czy partnerów biznesowych;
• zachowanie zgodności prawnej – oznacza przestrzeganie regulacji prawnych oraz norm branżowych, szczególnie w sytuacji wystąpienia awarii związanych z danymi;
• ograniczenie strat finansowych – to minimalizowanie potencjalnych strat, które będą wynikać z przestojów, awarii bądź zagrożeń;
• ochrona reputacji – dotyczy zarządzania kryzysem w taki sposób, aby zminimalizować negatywny wpływ na wizerunek firmy.

Przed jakimi zagrożeniami chroni strategia zarządzania ciągłością działania?

Strategia zarządzania ciągłością działania chroni firmy przed takimi zagrożeniami jak:

• katastrofy naturalne – pożary, powodzie, huragany, burze trzęsienia ziemi itp. Strategia ciągłości działania przygotuje przedsiębiorstwo na szybkie odzyskanie zdolności operacyjnej po wystąpieniu katastrofy naturalnej;
• ataki cybernetyczne – ataki hakerskie, ransomware itp. Strategia zawiera plan reagowania i podejmowania kroków w celu ochrony danych oraz infrastruktury cyfrowej;
• awarie technologiczne – awarie systemów IT, problemy z internetem, przerwy w dostawie prądu czy uszkodzenia serwerów. Strategia obejmie plan odzyskania danych, jak również alternatywne systemy operacyjne w przypadku awarii;
• awarie infrastruktury – nieprzewidziane awarie urządzeń, maszyn lub systemów transportowych. Strategia zawiera procedury naprawcze oraz plan awaryjny dostępu do zastępczych zasobów;
• przerwy w dostawach – wszelkie zakłócenia w łańcuchach dostaw, problemy logistyczne. Strategia ciągłości działania przygotowuje alternatywne źródła zaopatrzenia oraz plany logistyczne;
• zagrożenia zdrowotne – epidemie, pandemie czy inne sytuacje kryzysowe mogą spowodować masową nieobecność pracowników. Strategia obejmuje plany zapewniające bezpieczeństwo kadry pracowniczej, a także kontynuowanie działalności w występujących okolicznościach;
• zagrożenia finansowe – dotyczą nagłych i nieprzewidzianych zmian na rynkach finansowych, kryzysów ekonomicznych bądź gwałtownych wahań kursów walut. Strategia zawiera plany awaryjne dla zarządzania płynnością finansową.

Jakie korzyści wynikają z posiadania strategii zarządzania ciągłością działania?

Posiadanie strategii zarządzania ciągłością działania przynosi firmom wiele korzyści. Dotyczy to zarówno obszaru operacyjnego, jak i strategicznego. Do najważniejszych zalet można zaliczyć:

• zapewnienie ciągłości operacyjnej;
• ochrona przed stratami finansowymi;
• zarządzanie ryzykiem;
• lepsza ochrona zasobów;
• sprawna komunikacja w sytuacjach kryzysowych;
• poprawa wewnętrznej organizacji oraz procesów;
• zwiększenie odporności firmy na wszelkie zakłócenia i zmiany rynkowe;
• zwiększenie zaufania klientów oraz partnerów biznesowych;
• ochrona reputacji firmy;
• zwiększenie konkurencyjności;
• spełnienie wymogów prawnych oraz regulacyjnych.

Strategia zarządzania ciągłością działania uchroni firmę przed wszelkimi zagrożeniami, zapewni bezpieczeństwo oraz wzmocni wizerunek.

Jak firmy mogą zacząć wdrażać zarządzanie ciągłością działania?

Jednym z pierwszych kroków wdrażania strategii jest przeprowadzenie analizy ryzyka i oceny wpływu potencjalnych zagrożeń na działanie przedsiębiorstwa. Tutaj należy zidentyfikować istotne procesy biznesowe, systemy i zasoby, które muszą być chronione, jak również ocenić, jakie zagrożenia mogą mieć na nie wpływ. Na podstawie wyników konieczne jest ustalenie wszystkich procesów oraz zasobów, kluczowych dla funkcjonowania firmy. W dalszym etapie trzeba opracować szczegółowy plan ciągłości działania, który powinien zawierać:

• procedury awaryjne;
• plany awaryjne dostaw oraz zamienników;
• plany odtworzeniowe.

Następnie należy wskazać osoby odpowiedzialne za koordynację działań w razie kryzysu. Kluczowe będą również szkolenia pracowników. Warto również pamiętać o regularnym testowaniu opracowanych planów, gdyż jest to podstawą ich skuteczności.

Wdrożenie zarządzania ciągłością działania to systematyczne podejście, które obejmuje analizę zagrożeń, przygotowanie planów, szkolenie pracowników czy regularne testowanie strategii. Warto pamiętać, że dobrze przygotowany plan zwiększy odporność firmy na wszelkie kryzysy i pozwoli jej sprawnie działać, nawet w obliczu największych zakłóceń czy zagrożeń.