Wdrożenie systemu ERP - wszystko, co musisz wiedzieć

Coraz więcej przedsiębiorców inwestuje w nowoczesne systemy ERP. I nic dziwnego - automatyzacja wszystkich procesów w firmie daje liczne korzyści i przewagę nad konkurencją. Jednak wdrożenie systemu ERP nie jest proste. Jak wygląda ten proces i o czym należy pamiętać? Sprawdźmy to na przykładzie systemu ERP Navireo.

System ERP dla firmy - wygoda i oszczędność

Systemy ERP (skrót od enterprise resource planning) można przyrównać do wielofunkcyjnego scyzoryka - kupując jeden program otrzymujemy tak naprawdę wiele praktycznych narzędzi. Oprogramowanie tego typu składa się z różnych modułów, z których każdy odpowiada za konkretny obszar przedsiębiorstwa - m.in. finanse, magazyn, obsługa klienta (CRM) i kadry. Wszystko oparte jest na wspólnej bazie danych, która nie tylko ułatwia wykonywanie obowiązków, ale też zapewnia płynną komunikację wewnątrz zespołu. Co istotne, programy takie jak kompleksowy system ERP Navireo można wdrożyć niemal w każdej branży i dostosować go do konkretnego użytkownika oraz specyfiki jego biznesu.

Korzyści takiego rozwiązania jest wiele. Programy ERP automatyzują, a w efekcie przyspieszają kluczowe dla firmy procesy, takie jak kontakt z klientem, rozliczanie wynagrodzeń, wewnętrzny i zewnętrzny obieg dokumentów czy przyjmowanie zamówień. Pomagają też w obliczaniu dokładnego zapotrzebowania materiałowego, co ma duże znaczenie w obszarze produkcji.

Etapy wdrożenia systemu ERP

Wdrożenie systemu ERP to proces złożony, do którego należy się właściwie przygotować. Dzięki temu unikniemy błędów, które mogłyby kosztować nas dużo pieniędzy i straconego czasu. Wybierając oprogramowanie ERP Navireo, zyskujemy kompleksowe wsparcie ze strony rozbudowanej sieci partnerów na terenie całego kraju. Firma InsERT, producent programu, dba, aby wybrane podmioty dysponowały wiedzą merytoryczną i zapleczem technologicznym niezbędnym do zaawansowanych wdrożeń systemów informatycznych.

   1. Analiza przedwrożeniowa

Na samym początku procesu wdrożeniowego warto powołać zespół kluczowych pracowników z poszczególnych działów, który będzie nadzorował całe przedsięwzięcie. W ramach wstępnego audytu kierownik projektu (zwykle właściciel firmy) powinien szczegółowo określić cele biznesowe, potrzeby przedsiębiorstwa i pracowników oraz zdefiniować problemy, które skłoniły go do wdrożenia ERP. Ułatwi to wybór właściwych modułów i kolejność ich implementacji.

Przykładami takich problemów może być:

   •  zbyt długi czas potrzebny na obieg dokumentacji,
   •  błędy w zamówieniach;
   •  źle zorganizowany proces produkcyjny;
   •  niezadowalający poziom obsługi klienta;
   •  słaba kontrola nad jakością produktów.

   2. Kontrola sprzętowa i danych

Na tym etapie należy określić łączny zakres wdrożenia ERP i niezbędnych obszarów funkcjonalnych, a także skontrolować (w konsultacji z dostawcą) dostępne w firmie zaplecze technologiczne. Chodzi tu głównie o komputery o odpowiedniej specyfikacji sprzętowej, wystarczającą liczbę stanowisk pracy itp. Ważne jest też uporządkowanie i sprawdzenie poprawności wszystkich danych przedsiębiorstwa.

   3. Stopniowa implementacja systemu

Faktyczne wdrożenie systemu ERP przebiega stopniowo i jest dosyć czasochłonne. W zależności od różnych czynników może trwać od jednego do kilku miesięcy. W trakcie procesu powstają parametry uprawnień, interfejsy użytkowników i wzory dokumentów, a także przeprowadzana jest migracja danych. Na bieżąco wykonywane są też testy akceptacyjne poszczególnych funkcji, które umożliwiają wykrycie błędów i weryfikację zgodności ze wstępnymi ustaleniami.

   4. Testy i szkolenie pracowników

Kluczowi użytkownicy systemu ERP powinni zostać przeszkoleni do korzystania z nowej platformy. Szkolenie, najlepiej grupowe, ma na celu zapoznanie się ze środowiskiem pracy i obycie z możliwościami programu. Dobrym pomysłem jest wdrożenie stałych, cyklicznych szkoleń (m.in. dla nowych pracowników) odbywających się pod nadzorem liderów z pierwotnego zespołu wdrożeniowego.

Wdrożenie ERP - kluczowa jest wiedza

Powyższe punkty nie wyczerpują szerokiego tematu, jakim jest wdrożenie oprogramowania ERP. Istotne jest też wsparcie powdrożeniowe oraz dalsza praca nad rozwojem systemu, np. poprzez wdrażanie nowych modułów w miarę rozwoju przedsiębiorstwa. Nim więc zainwestujemy w to rozwiązanie, skontaktujmy się z dostawcą i uzyskajmy wszelkie niezbędne informacje.