Czy Twój hotel potrzebuje całodobowej recepcji?

Hotelowa recepcja to pewnego rodzaju łącznik pomiędzy gościem, a docelowym obiektem. To ona jest też bardziej istotnym elementem, który może znacząco wpłynąć na zadowolenie (lub niezadowolenie) Klienta. Mając świadomość, jak ważna jest recepcja w hotelu, wielu właścicieli dba o ten element – np. poprzez odpowiednie przeszkolenie pracownika. W tym samym czasie pojawiają się nieustannie nowe technologie, które mają na celu usprawnić wiele wewnętrznych procesów. To one spowodowały, że pojawiły się pytania o np. słuszność recepcji całodobowych, które w obliczu nowoczesnych rozwiązań mogą być interpretowane jako przestarzałe.

O recepcji słów kilka

Zadaniem recepcji – w dużym uogólnieniu – jest bieżąca obsługa gości. Pracujący personel sprzedaje dodatkowe usługi, ale także dba o porządek i spełnia dodatkowej prośby Klientów. Nierzadko to w tym miejscu rozwiązuje się niecodzienne problemy, które wymagają empatii, cierpliwości i elastyczności. Jest to niezwykle ważny element, ponieważ ponad 60% gości docenia, jeśli personel jest miły i chętny do pomocy. Rola recepcjonisty może być więc kluczowa, gdy mowa o budowaniu przewagi konkurencyjnej. 

Odpowiedzialność i jednocześnie mnogość obowiązków w recepcji stała się paliwem do wprowadzenia nowych rozwiązań i automatyzacji. Głównie dotyczy to self check-in’u, który nie tylko odciąża personel, ale także zmniejsza ryzyko pojawienia się kolejek i problemów organizacyjnych. 

Warto w tym miejscu podkreślić, że recepcja obarczona jest wieloma wyzwaniami. Kluczowym jest konieczność zatrudnienia zaufanego, kompetentnego personelu, który wykaże się wysokimi zdolnościami interpersonalnymi. Zadanie to bywa bardzo trudne, bowiem w obsłudze klienta główne skrzypce gra tzw. czynnik ludzki, który podatny jest na stres i zmęczenie. A to z kolei może mieć istotne znaczenie dla jakości obsługi. 

Czy w Twoim hotelu potrzebna jest recepcja całodobowa?

Recepcja całodobowa – jak sama nazwa wskazuje – funkcjonuje przez całą dobę. W tym systemie odchodzi się więc od sztywnej doby hotelowej, umożliwiając dokonywania wymeldowania i zameldowania w dowolnym dla klienta momencie. 

Oczywiście nie każdy hotel musi wprowadzić ten system pracy. Nie jest bowiem tajemnicą, że wraz z licznymi zaletami, recepcja 24/7 obarczona jest szeregiem wyzwań i nierzadko – wad. Jeśli zastanawiasz się nad najlepszych rozwiązaniem dla swojego hotelu, odpowiedz sobie na pytania:

• Czy cenisz elastyczność? Jeśli tak – rozwiązanie w postaci „klasycznej” recepcji może być sporym utrudnieniem. W końcu każdy personel ma swoje ograniczone moce przerobowe, a narzucona doba hotelowa uniemożliwia wykonywanie wielu innych, niespodziewanych obowiązków. 
• Czy zależy Ci na nieskazitelnej obsłudze? Jeśli tak – recepcja całodobowa obarczona jest większym ryzykiem błędu, a tym samym – spadkiem jakości. 
• Czy cenisz nowoczesne rozwiązania? Jeśli tak – warto postawić na automatyzację, które wesprze personel i przy okazji zmniejszy oddziaływanie wspomnianego już czynnika ludzkiego.
• Czy chcesz wprowadzić self check-in? Jeśli tak – warto rozważyć „klasyczną” recepcję, jednocześnie wprowadzając nowoczesne systemy, w tym np. zamek Assa Abloy. 

Warto w tym miejscu podkreślić, że nie każdy obiekt potrzebuje obsługi całodobowej. W jej zastosowaniu weź pod uwagę nie tylko powyższe pytania, ale także typ (pensjonat czy aparthotel), lokalizację, liczbę gości, potrzeby tych gości, najczęstsze godziny dokonywania zameldowania i wymeldowania. 

To jaką mam alternatywę?

Jeśli nie całodobowa recepcja, to co? Na szczęście rozwiązań jest co najmniej kilka, a tym najczęściej rekomendowanym i niezawodnym jest… nowoczesny system.

Tu kluczową rolę pełnić może wspomniany już zamek elektroniczny na kod, który w swojej obsłudze nie wymaga smartfonu i dedykowanych aplikacji. Cała obsługa opiera się bowiem na indywidualnie nadawanych kodach, które wprowadza się na panelu przypisanego do systemu. W ten sposób gość hotelowy może dokonywać samodzielnego zameldowania. Opcja ta rozwiązuje kluczowy problem wspomnianego już czynnika ludzkiego, przy okazji niosąc oszczędność (nie tylko finansową, ale i oszczędność czasu). Jest więc to doskonała konkurencja, ale także odpowiedź na pojawiające się zamki na karty magnetyczne, które niosą za sobą kilka, istotnych wad. 

Zamki co prawda nie zastąpią prężnie działającej recepcji i wykwalifikowanego personelu, ale zdecydowanie usprawnią dotychczasowe, wewnętrzne procesy. Dodatkowo - zwalniają moce przerobowe, dzięki czemu personel może zająć się nowymi zadaniami, wpływając na zadowolenie gości. Więcej o tych rozwiązaniach i zaletach przeczytasz na blogu SetPin.pl.