Jak usprawnić zarządzanie firmom dzięki systemowi ERP?

Wraz z rozrostem firmy zarządzanie procesami w niej zachodzącymi stają się coraz trudniejsze. Na szczęście na rynku dostępnych jest coraz więcej narzędzi wspomagających ten proces. Jednym z nich są systemy ERP (Enterprise Resource Planning). Co warto o nich wiedzieć?

Przeczytaj nasz artykuł, a dowiesz się:

• czym jest system ERP,
• jak wybrać oprogramowanie ERP,
• czy warto zlecić wdrożenie systemu ERP firmie zewnętrznej.

Automatyzacja procesów w przedsiębiorstwie i efektywniejsze zarządzanie nimi jest możliwie dzięki nowoczesnym rozwiązaniom informatycznym. Dlatego warto przyjrzeć im się bliżej i przemyśleć inwestycję w te, które usprawnią działanie naszego biznesu.

Czym jest system ERP (Enterprise Resource Planning)?

System ERP (Enterprise Resource Planning) to w uproszczeniu system informatyczny, który pomaga zarządzać i automatyzować procesy biznesowe w firmie. W zakres działań systemów ERP wchodzi między innymi zarządzanie finansami, zarządzanie zasobami ludzkimi, zarządzanie łańcuchem dostaw (SCM), planowanie produkcji, harmonogramowanie produkcji i zarządzanie jej procesem, zarządzanie sprzedażą, czy zarządzanie projektami. W ten sposób nie potrzebny nam osobny program do obsługi księgowości, zarządzania pracownikami czy program do zarządzania produkcją. 

Nowoczesne systemy ERP umożliwiają integrację wszystkich procesów w ramach jednego oprogramowania, co pozwala na lepszą widoczność danych, ich dostępność i usprawnienie współpracy między różnymi działami w firmie. Planowanie zasobów przedsiębiorstwa, jego strategii i produkcji jest dzięki temu dużo łatwiejsze. Z tego powodu warto zastanowić się nad wdrożeniem systemu ERP w naszej firmie, takiego jak np. system Vendo.ERP. 

Jak wybrać oprogramowanie ERP?

Jeśli zainteresowaliśmy się systemem ERP i jego implementacją w naszej firmie, czas zastanowić się nad tym jak wybrać system ERP. Jeśli chodzi o samo oprogramowanie, warto zwrócić uwagę na kilka najważniejszych czynników. Najważniejszym z nich jest oczywiście funkcjonalność. Warto dokładnie zastanowić się jakie funkcje i moduły będą niezbędne dla naszej firmy. Zaletami dobrego systemu ERP jest elastyczność, czyli możliwość wybrania wyłącznie rozwiązań niezbędnych dla potrzeb naszej firmy i obszarów działalności przedsiębiorstwa. Aby umożliwiać efektywne zarządzanie system powinien być również łatwy w obsłudze. Unikniemy w ten sposób problemów z błędami i koniecznością szkolenia naszych pracowników. 

Najnowocześniejsze systemy to ERP w chmurze. To rozwiązanie pozwala na dostęp do systemy z każdego miejsca na ziemi, również przy pomocy urządzeń mobilnych. Kompletny system ERP powinien także umożliwiać dostęp przez API, aby łatwo go zintegrować z innymi rozwiązaniami stosowanymi w naszej firmie. 

Ze spraw technicznych, jakie taki zintegrowany system informatyczny powinien umożliwiać ważna jest jego skalowalność, czyli możliwość jego rozwoju wraz z rozwojem firmy oraz zgodność techniczna, czyli kompatybilność z obecną infrastrukturą wykorzystywaną w przedsiębiorstwie. Z racji istotności przechowywanych tam informacji bardzo ważne jest bezpieczeństwo danych i zgodność systemu z przepisami prawa.

Jeżeli któryś system ERP dla produkcji lub innego rodzaju usług spełnia w zadowalającym stopniu wszystkie te wymagania, czas wybrać sposób jego wdrożenia.

Czy warto zlecić wdrożenie ERP firmie zewnętrznej?

Wdrożenie ERP możemy wykonać samodzielnie lub zlecić firmie zewnętrznej. To pierwsze rozwiązanie ma sens, jeśli mamy rozbudowany dział IT posiadający wolne moce przerobowe. Może być ono również dobrym wyborem w sytuacji, gdy charakteryzuje nas unikalna specyfika funkcjonowania przedsiębiorstwa i wdrożenie w nią firmy zewnętrznej może być trudne. Jednak w większości przypadków najlepszym rozwiązaniem jest powierzenie wdrożenia i obsługi naszego systemu ERP specjalistom. W wielu przypadkach będzie to firma będąca jednocześnie twórcą systemu, dzięki czemu zyskamy możliwość łatwiejszej optymalizacji jego funkcjonowania do naszych potrzeb i wymagań. Firma przeprowadzi dokładną analizę funkcjonowania naszej firmy, przygotuje odpowiednie środowisko do wdrożenia systemu, przeszkoli pracowników do jego obsługi, przetestuje funkcjonowanie tuż przed wdrożeniem i będzie na bieżąco nadzorować jego funkcjonowanie przynajmniej w początkowym okresie jego funkcjonowania. Dzięki temu będziemy mieć pewność, że program ERP będzie prawidłowo zaimplementowany, a wszelkie ewentualne problemy zostaną szybko rozwiązane. Zarządzanie produkcją i innymi działami w naszej firmie (w ERP produkcja może, ale nie musi być najważniejsza) będzie zoptymalizowane, a my będziemy mogli skupić się na jej rozwoju.