Wdrożenie systemu ERP – firmy zbyt długo odwlekają decyzję o wdrożeniu

Prowadzenie firmy wiąże się z produkowaniem, pozyskiwaniem i gromadzeniem ogromnych ilości danych. Nie tylko one są jednak wyzwaniem. Każdy przedsiębiorca świetnie zdaje sobie sprawę z tego, że sztuka prowadzenia biznesu polega na łączeniu wielu różnych obszarów w jedną, spójną całość. Wystarczy wspomnieć chociażby o produkcji, marketingu, sprzedaży, zarządzaniu zespołem czy finansach i księgowości.

 

Czy istnieje na rynku rozwiązanie, które pomoże Ci zarządzać każdym z tych obszarów i przy okazji zrobić jak najlepszy użytek z danych? Tak – jest nim system ERP. Mimo, że jest to narzędzie, które w znacznym stopniu wpływa na efektywność i zyski, wiele firm zwleka z jego wdrożeniem. Z jakich powodów tak się dzieje i dlaczego Ty nie powinieneś iść tą drogą? Sprawdź!

 

Podstawowe założenia działania systemu to integracja wszystkich obszarów firmy

Systemy ERP (ang. Enterprise Resource Planning) to kompleksowe oprogramowania, które ułatwiają planowanie i zarządzanie różnymi obszarami firmy. W praktyce umożliwiają one integrację wszystkich najważniejszych aspektów jej funkcjonowania.

Największą zaletą systemów ERP jest to, że dzięki nim wszystkie informacje związane z funkcjonowaniem firmy znajdują się na jednej, wspólnej bazie danych. W ogromnym stopniu poprawia to przepływ informacji w danej organizacji i zwiększa wydajność pracowników – niezależnie od działu, w którym pracują.

System ERP może Ci pomóc w zarządzaniu następującymi obszarami w Twoim przedsiębiorstwie:

• logistyką,
• magazynowaniem,
• kadrami i płacami (HR),
• finansami,
• księgowością,
• sprzedażą i marketingiem,
• produkcją,
• zakupami.

Oczywiście dokładny zakres funkcji różni się w zależności od konkretnego programu. Warto też wiedzieć, że niektóre dostępne na rynku systemy można dostosować tak, aby w jak największym stopniu spełniały potrzeby danej firmy.

 

Skąd bierze się opór przed wdrożeniem ERP?

W biznesie nie ma łatwych decyzji. Co więcej, wiele z nich wiąże się z podejmowaniem ryzyka. Wdrożenie systemu ERP jednak do nich nie należy. To pewna inwestycja, która jest wręcz koniecznością w przypadku każdej firmy, której zależy na zachowaniu kontroli nad jej kluczowymi obszarami i dobrym przepływie informacji.

Mimo to, wiele biznesów odwleka decyzję o wykorzystaniu oprogramowania ERP. Tymczasem każdy miesiąc zwłoki oznacza straty finansowe dla Twojej firmy! Jakie błędne przekonania powodują opór przed wdrożeniem ERP? Wymieniamy je poniżej, podpowiadając jednocześnie, dlaczego nie należy zaprzątać sobie nimi głowy.

 

Konieczność reorganizacji dotychczasowego funkcjonowania przedsiębiorstwa

Każda zmiana pociąga za sobą dalsze zmiany. Jest tak także w przypadku systemu ERP. Mowa tu chociażby o konieczności stworzenia nowych stanowisk, reorganizacji pracy magazynu lub handlowców czy implementacji zupełnie nowych procesów. Potrzeba ich wdrażania odstrasza pewne osoby przed inwestycją w system ERP.

Wszystkie wymienione wyżej aspekty służą jednak temu, aby Twoja firma działała wydajniej. Musisz zdawać sobie także w sprawę, że brak wprowadzania zmian w momencie, gdy przedsiębiorstwo osiąga niezadowalające wyniki, generuje dodatkowe straty.

 

Pozornie wysokie koszty wdrożenia

W świecie biznesu niewiele rzeczy dzieje się bez udziału pieniędzy. Może być tak, że koszty wdrożenia systemu ERP wydają Ci się wysokie. Zdecydowanie nie jest to jednak powód, aby z niego rezygnować. Oprogramowanie ERP to inwestycja, która może się zwrócić już po kilku miesiącach.

To jasne, że powinieneś uwzględnić koszty jego wdrożenia w swojej strategii. Podejmując tę ważną decyzję, poproś o sporządzenie dokładnych wyliczeń i analiz. Następnie dokładnie się z nimi zapoznaj.

Miej na uwadze, że zadaniem systemu ERP jest usprawnienie przeróżnych procesów. Nawet najmniejsze ulepszenia oznaczają zaoszczędzone złotówki i zwiększoną wydajność. Dzięki ujednoliconemu dostępowi do danych zwiększy się także produktywność oraz morale pracowników. To wszystko przekłada się na wzrost zysków Twojej firmy.

 

Złe rozpoznanie potrzeb przez doradców

Często można usłyszeć, że brak chęci wdrożenia systemu ERP jest związany z tym, że dana firma uważa, że tego typu oprogramowanie po prostu nie jest dla niej. Osoby decyzyjne są w takich sytuacjach zdania, że system nie jest dostosowany do ich potrzeb. Rzeczywiście, w niektórych przypadkach może tak być. To jednak kwestia doboru odpowiedniego oprogramowania. Systemy wysokiej klasy, jak np. Microsoft Dynamics 365, umożliwiają dostosowanie systemu do indywidualnych potrzeb każdego przedsiębiorstwa.

Konieczne jest oczywiście wsparcie doświadczonej firmy wdrożeniowej, która zna zarówno możliwości narzędzia, jak i problemy danego przedsiębiorstwa.

 

Przyzwyczajenie się do obecnego stanu

Stare łacińskie powiedzenie mówi, że przyzwyczajenie jest drugą naturą człowieka. Niestety, nie zawsze jest to zjawisko pozytywne – zwłaszcza w dynamicznym świecie biznesu.

Znamy przypadki, w których brak wdrożenia systemu ERP był podyktowany właśnie przyzwyczajeniem czy zwykłym lenistwem. Niejednokrotnie dochodzi do tego, że firmy pracują na kilku różnych programach, które z powodzeniem można zastąpić jednym systemem ERP, tylko dlatego, że zwyczajnie nie chce im się wdrażać nowych rozwiązań. To prozaiczny, ale jednocześnie prawdziwy powód unikania zmian na lepsze.

Takie podejście generuje oczywiście szereg problemów związanych z wydajnością realizowanych działań.

 

Brak kompleksowego rozwiązania ERP hamuje rozwój firm

Masz wątpliwości, czy wdrożyć system ERP? Na zakończenie wymienimy więc korzyści związane z jego wdrożeniem! Czego możesz oczekiwać?

• Obniżenia kosztów.
• Oszczędności czasu.
• Poprawy jakości poszczególnych obszarów oraz procesów (np. obsługi klienta czy produkcji).
• Łatwiejszego i szybszego podejmowania decyzji.
• Wzrostu efektywności poszczególnych działań.
• Zwiększenia bezpieczeństwa danych.
• Poprawy komunikacji wewnętrznej.

Jeżeli czujesz, że Twoja firma się rozwija i zależy Ci na tym, aby mieć kontrolę nad każdym procesem i maksymalizować jego efektywność, nie odwlekaj decyzji o inwestycji w system ERP!

Sprawdź ofertę firmy NMI ERP, która po wnikliwej analizie potrzeb Twojego przedsiębiorstwa zaproponuje Ci najlepsze rozwiązania i funkcje dla Twojego biznesu, a następnie zajmie się ich wdrożeniem.