Wygodne przechowywanie dokumentów w biurze – jak to robić?

Postęp technologiczny w postaci przejścia na systemy elektroniczne, w dużym stopniu przyczynił się do zmniejszenia liczby dokumentów fizycznych w biurach. Dzięki temu, wiele placówek może pochwalić się znacznie większą przejrzystością i wzmożoną efektywnością pracy.

Wygodne przechowywanie dokumentów w biurze

Niestety, pomimo tak olbrzymiego skoku technologicznego, wciąż możemy wymienić wiele typów dokumentacji, koniecznej do przechowywania w firmie. Jej obecność niekiedy narasta w tempie, w którym kilka miesięcy po regularnej segregacji, ciężko znaleźć miejsce na archiwizację choć jednej, dodatkowej kartki. Może to być skutek niepoprawnego segregowania bądź braku przygotowania odpowiedniego podłoża pod składowanie.

Składowanie luzem nie przejdzie

Każdy dokument w wersji papierowej niesie ze sobą jakąś funkcję. Jeden z nich może przydać się w sytuacji tworzenia audytu firmy bądź kontroli podatkowej, a jeszcze inny zawiera informacje dotyczące umów z klientami czy kontrahentami. Spośród setek, a nawet tysięcy pism, ciężko znaleźć to konkretne, bez jego odpowiedniego umiejscowienia. Proces wyszukiwania jest niezwykle czasochłonny i tak jak gromadzimy dane na dyskach komputerów, tak i tutaj wszystkie odmiany formularzy powinny widnieć w określonych folderach.

Do poprawnej segregacji dokumentacji papierowej przydadzą się specjalne teczki. Najlepiej sprawdzą się oczywiście popularne odmiany z szerokim grzbietem, a na nim miejscem na napis. Wszystkie teczki powinny być pogrupowane względem tematu. Przykładowo, osobna teczka od faktur, umów czy informacji urzędowych. Wewnątrz takich segregatorów powinny znajdować się oznaczenia dotyczące alfabetycznego podziału bądź daty konieczności przechowywania dokumentu. Teczki bądź segregatory mają zazwyczaj uniwersalne wymiary, co pozwala włożyć je w niemal każde meble metalowe.

Solidne archiwizowanie dokumentów w szafach

Firmy decydujące się na przechowywanie dokumentów w szafach, niemal zawsze sięgają po meble metalowe. Są one zazwyczaj solidnie wykonane i często dostosowane do wymogów składowania dokumentacji. Wszystkie regały znajdujące się wewnątrz posiadają odpowiednią wysokość, zdolną zmieścić standardowych rozmiarów teczkę. Dzięki takiemu zaprojektowaniu, biorąc pod uwagę standardową wysokość szafy, ilość miejsca zostanie maksymalnie wykorzystana.

Szafa metalowa na dokumenty jest dostępna w wielu wersja, stąd można dostać ją w odpowiedniej klasie wielkości, ale i są ze solidnym wzmocnieniem. Dla bardzo ważnych teczek firmowych, sięga się zazwyczaj po szafy ognioodporne bądź pancerne. Tylko one będą w stanie uchronić strzeżone akta przed niechcianymi wydarzeniami, jak pożar czy włamanie. Przez wzgląd na stopień jawności dokumentów, właściciel może wybrać grubość blachy stalowej oraz rodzaj zamka. Możliwe jest wstawienie zamków zwykłych, szyfrowych i elektronicznych.

Wygodne przechowywanie dokumentów w biurze

Kiedy pozbyć się dokumentu?

Często dokumenty urzędowe posiadają swoje indywidualne daty wygaśnięcia. Wraz z nadejściem dnia widniejącego na papierze, właściciel bądź pracownik może zutylizować kartkę. Często praktyką jest natomiast archiwizacja, czyli zatrzymanie i przepakowanie takiego dokumentu w inne miejsce. Przedsiębiorcy robią tak na wszelki wypadek, gdyby w dacie ważności zaszła jakakolwiek pomyłka. Meble metalowe również posiadają miejsce na zarchiwizowaną dokumentację, gdzieś na samym dole.