Jak zatrudniać pracowników z zagranicy krok po kroku?

Zatrudnianie pracowników z zagranicy pozwala firmom szybciej uzupełnić braki kadrowe, obsadzić większe projekty i utrzymać ciągłość pracy w okresach zwiększonego zapotrzebowania. Dotyczy to szczególnie branż, w których liczy się dostępność kandydatów, gotowość do pracy zmianowej i sprawna organizacja całego procesu. 

 

 

Firmy w Polsce najczęściej szukają pracowników z zagranicy do produkcji, logistyki, magazynów, budownictwa, usług i prac technicznych. Kandydaci przyjeżdżają między innymi z Europy Wschodniej, Azji, Kaukazu oraz Ameryki Południowej. Dla pracodawcy oznacza to dostęp do większej grupy osób gotowych do pracy, ale też konieczność zadbania o dokumenty, legalizację, zakwaterowanie i wdrożenie.

Zatrudnienie cudzoziemca powinno być prowadzone etapami. Dzięki temu firma ogranicza ryzyko błędów formalnych, opóźnień i rotacji po rozpoczęciu pracy.

 

Dlaczego firmy w Polsce zatrudniają pracowników z zagranicy

Polski rynek pracy od lat mierzy się z niedoborem kandydatów w wielu branżach. Problem szczególnie mocno widać tam, gdzie potrzebne są większe zespoły pracowników fizycznych, praca zmianowa albo szybkie uruchomienie projektu.

Pracownicy z zagranicy pomagają firmom:

• uzupełnić braki kadrowe,
• obsadzić stanowiska produkcyjne i magazynowe,
• zwiększyć liczbę pracowników w sezonie,
• utrzymać płynność realizacji zamówień,
• zabezpieczyć większe kontrakty,
• rozwinąć zespoły w lokalizacjach z ograniczoną dostępnością kandydatów.

Samo znalezienie kandydatów nie wystarczy. Pracodawca musi sprawdzić, czy cudzoziemiec może legalnie przebywać w Polsce i czy ma podstawę do wykonywania pracy na określonych warunkach. Trzeba też przygotować umowę, zaplanować przyjazd, zakwaterowanie oraz pierwszy dzień pracy.

 

Krok 1 - określenie potrzeb kadrowych

Pierwszym etapem jest dokładne określenie, jakich pracowników potrzebuje firma. Im bardziej konkretny opis stanowiska, tym większa szansa na dobranie osób, które zostaną w pracy na dłużej.

Przed rozpoczęciem rekrutacji trzeba ustalić:

• liczbę potrzebnych pracowników,
• nazwę stanowiska,
• zakres obowiązków,
• miejsce wykonywania pracy,
• system zmianowy,
• przewidywany czas zatrudnienia,
• wymagane doświadczenie,
• wymagane uprawnienia,
• poziom znajomości języka,
• wynagrodzenie,
• warunki zakwaterowania,
• termin rozpoczęcia pracy.

Opis stanowiska powinien być jasny i zgodny z realnymi warunkami. Kandydat musi wiedzieć, czy praca jest fizyczna, zmianowa, stojąca, wymagająca norm wydajnościowych albo obsługi konkretnych narzędzi.

Nieprecyzyjne informacje na tym etapie często prowadzą do rezygnacji po przyjeździe. Jeśli kandydat spodziewa się innych warunków niż te, które zastaje na miejscu, szybko traci zaufanie do pracodawcy i agencji.

 

Krok 2 - wybór modelu zatrudnienia

Po określeniu potrzeb trzeba zdecydować, w jakim modelu firma chce zatrudniać pracowników. Wybór zależy od skali projektu, czasu zatrudnienia, liczby osób i tego, ile formalności pracodawca chce obsługiwać samodzielnie.

Najczęściej stosowane modele to:

• praca tymczasowa - rozwiązanie dla firm, które potrzebują pracowników na określony czas, w sezonie albo przy zmiennym zapotrzebowaniu,
• outsourcing pracowniczy - model, w którym zewnętrzny partner przejmuje większą część obsługi zatrudnienia i koordynacji,
• rekrutacja stała - rozwiązanie dla firm, które chcą zatrudnić pracownika bezpośrednio w swoich strukturach,
• rekrutacja projektowa - dobry wybór przy większych wolumenach, gdy trzeba pozyskać grupę pracowników w wyznaczonym czasie.

Dla firm bez doświadczenia w zatrudnianiu cudzoziemców samodzielna obsługa procesu może być czasochłonna. Trzeba znać procedury, pilnować dokumentów i reagować na zmiany w przepisach. Dlatego wielu pracodawców korzysta ze wsparcia agencji, która prowadzi rekrutację, pomaga w legalizacji, organizuje zakwaterowanie i wspiera pracowników po przyjeździe.

Potrzebujesz pracowników z zagranicy do produkcji, logistyki, budownictwa lub usług? MK Job wspiera firmy w całym procesie: od analizy potrzeb kadrowych, przez rekrutację i selekcję kandydatów, po legalizację pobytu i pracy, zakwaterowanie oraz koordynację zespołu. Skontaktuj się z nami, jeśli chcesz dobrać model współpracy do potrzeb swojej firmy.

 

Krok 3 - wybór kraju rekrutacji

Kolejnym etapem jest wybór rynku, z którego firma chce pozyskać kandydatów. Nie każdy kraj sprawdzi się przy każdym projekcie. Znaczenie mają dostępność pracowników, czas potrzebny na przyjazd, procedury formalne, doświadczenie kandydatów i oczekiwania płacowe.

Przy wyborze kraju rekrutacji trzeba wziąć pod uwagę:

• dostępność kandydatów do danej branży,
• doświadczenie w podobnej pracy,
• gotowość do pracy zmianowej,
• wymagania dotyczące legalizacji pobytu i pracy,
• czas oczekiwania na dokumenty,
• koszty relokacji,
• możliwość dłuższej współpracy,
• poziom komunikacji z kandydatami.

Firmy w Polsce zatrudniają pracowników między innymi z Ukrainy, Gruzji, Mołdawii, Nepalu, Indii, Filipin oraz krajów Ameryki Południowej. Każdy rynek ma swoją specyfikę. Kandydaci z jednych krajów mogą być bardziej dostępni przy prostych pracach produkcyjnych, inni lepiej sprawdzą się przy projektach wymagających doświadczenia technicznego lub dłuższej relokacji.

 

Krok 4 - rekrutacja i weryfikacja kandydatów

Po wyborze rynku rekrutacji rozpoczyna się pozyskiwanie kandydatów. Ten etap powinien obejmować nie tylko rozmowę o doświadczeniu, ale też sprawdzenie gotowości do wyjazdu, akceptacji warunków i zrozumienia charakteru pracy.

Podczas rekrutacji trzeba zweryfikować:

• dane osobowe kandydata,
• doświadczenie zawodowe,
• kwalifikacje i uprawnienia,
• dyspozycyjność,
• znajomość języka,
• oczekiwania finansowe,
• gotowość do relokacji,
• zgodę na warunki zakwaterowania,
• dokumenty pobytowe, jeśli kandydat przebywa już w Polsce.

Dobra rekrutacja powinna być uczciwa po obu stronach. Kandydat musi otrzymać prawdziwe informacje o wynagrodzeniu, grafiku, zakwaterowaniu i obowiązkach. Pracodawca powinien natomiast wiedzieć, czy dana osoba rzeczywiście jest gotowa do pracy w podanych warunkach.

Weryfikacja kandydatów ogranicza ryzyko szybkiej rotacji. Ma to duże znaczenie przy większych projektach, gdzie odejście kilku lub kilkunastu osób może zaburzyć organizację pracy.

 

Krok 5 - legalizacja zatrudnienia

Legalizacja zatrudnienia to etap, którego nie można pomijać ani przyspieszać kosztem dokładności. Przed dopuszczeniem cudzoziemca do pracy pracodawca musi sprawdzić dwie rzeczy: legalność pobytu oraz podstawę do legalnego wykonywania pracy.

W zależności od obywatelstwa pracownika, rodzaju pracy i czasu zatrudnienia mogą być potrzebne różne dokumenty. Najczęściej spotykane rozwiązania to:

• oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi,
• zezwolenie na pracę,
• zezwolenie na pobyt czasowy i pracę,
• powiadomienie o powierzeniu wykonywania pracy w przypadkach, w których przepisy przewidują taką ścieżkę,
• inne dokumenty wynikające z sytuacji konkretnego cudzoziemca.

Przed rozpoczęciem pracy trzeba sprawdzić:

• czy cudzoziemiec przebywa w Polsce legalnie,
• czy posiada dokument uprawniający do pracy, jeśli jest wymagany,
• czy stanowisko zgadza się z dokumentami,
• czy wynagrodzenie odpowiada warunkom wskazanym w dokumentach,
• czy miejsce pracy jest zgodne z dokumentami,
• czy okres zatrudnienia mieści się w terminie ważności dokumentów,
• czy umowa została przygotowana prawidłowo.

Dokumenty muszą odpowiadać faktycznym warunkom pracy. Jeśli pracownik ma wykonywać inne obowiązki, pracować w innej lokalizacji albo na innych zasadach niż wskazane w dokumentach, może być konieczna aktualizacja albo uzyskanie nowego dokumentu.

 

Oświadczenie o powierzeniu pracy

Oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi jest uproszczoną procedurą, która może być stosowana wobec obywateli wybranych państw i przy spełnieniu określonych warunków.

Oświadczenie składa pracodawca. Po wpisie do ewidencji cudzoziemiec może wykonywać pracę na warunkach wskazanych w dokumencie. Oznacza to, że znaczenie mają konkretne dane: stanowisko, wynagrodzenie, wymiar czasu pracy, miejsce pracy i okres zatrudnienia.

Przy tej procedurze trzeba zwrócić uwagę na:

• obywatelstwo pracownika,
• rodzaj pracy,
• okres zatrudnienia,
• stanowisko,
• miejsce wykonywania pracy,
• wynagrodzenie,
• zgodność danych pracownika i pracodawcy.

Nie każda sytuacja pozwala na zastosowanie oświadczenia. Przed rozpoczęciem procedury trzeba sprawdzić, czy ten tryb jest właściwy dla danego kandydata i stanowiska.

 

Zezwolenie na pracę

Zezwolenie na pracę jest stosowane wtedy, gdy nie można skorzystać z uproszczonej procedury albo gdy rodzaj zatrudnienia wymaga standardowej ścieżki. Wniosek składa pracodawca, a dokument określa warunki, na jakich cudzoziemiec może wykonywać pracę.

Zezwolenie może być potrzebne szczególnie wtedy, gdy:

• kandydat pochodzi z kraju nieobjętego uproszczoną procedurą,
• zatrudnienie ma trwać dłużej,
• stanowisko nie spełnia warunków dla oświadczenia,
• firma chce zaplanować stabilną współpracę,
• zakres pracy wymaga innego rodzaju dokumentu.

Pracodawca powinien uwzględnić czas potrzebny na uzyskanie zezwolenia. Zbyt późne rozpoczęcie procedury może przesunąć termin rozpoczęcia pracy.

 

Zezwolenie na pobyt czasowy i pracę

Zezwolenie na pobyt czasowy i pracę łączy kwestie pobytu oraz wykonywania pracy. Dotyczy cudzoziemców, którzy chcą przebywać w Polsce dłużej i pracować na warunkach wskazanych w decyzji.

Ten dokument ma znaczenie przy dłuższej współpracy. Pozwala uporządkować sytuację pracownika i daje firmie większą przewidywalność zatrudnienia. Wymaga jednak prawidłowego przygotowania wniosku oraz dokumentów dotyczących pracy i pobytu.

 

Krok 6 - przygotowanie umowy i dokumentów pracowniczych

Przed rozpoczęciem pracy trzeba przygotować odpowiednią umowę i dokumenty wymagane przy zatrudnieniu. Warunki zapisane w umowie powinny być zgodne z tym, co zostało wskazane w dokumentach legalizacyjnych.

Na tym etapie trzeba zadbać o:

• właściwy rodzaj umowy,
• zgodne dane pracownika,
• prawidłową nazwę stanowiska,
• wynagrodzenie zgodne z ustaleniami,
• miejsce pracy,
• wymiar czasu pracy,
• termin rozpoczęcia zatrudnienia,
• skierowanie na badania, jeśli są wymagane,
• szkolenie BHP,
• dokumenty kadrowe potrzebne do rozpoczęcia pracy.

Pracownik z zagranicy powinien otrzymać jasne informacje o swoich prawach i obowiązkach. Jeśli nie zna języka polskiego, trzeba zadbać o zrozumiałą komunikację. Pomaga w tym koordynator, tłumaczenie dokumentów albo omówienie zasad w języku znanym pracownikowi.

 

Jak ograniczyć rotację pracowników z zagranicy?

Rotacja najczęściej wynika z rozbieżności między obietnicą a rzeczywistymi warunkami pracy. Jeśli kandydat przed przyjazdem otrzymał niepełne albo zbyt ogólne informacje, po rozpoczęciu pracy może szybko zrezygnować.

Aby ograniczyć rotację, firma powinna zadbać o:

• uczciwy opis stanowiska,
• jasne zasady wynagrodzenia,
• realny grafik,
• dobre warunki zakwaterowania,
• sprawny kontakt z koordynatorem,
• szybkie wyjaśnianie problemów,
• zgodność dokumentów z warunkami pracy,
• dobre wdrożenie,
• szacunek w codziennej komunikacji.

Pracownicy z zagranicy częściej zostają w firmie na dłużej, gdy rozumieją swoje obowiązki, mają stabilne warunki i wiedzą, do kogo mogą zgłosić się z pytaniem. Dla pracodawcy oznacza to mniejsze koszty ponownej rekrutacji i większą przewidywalność zespołu.

 

Zatrudnianie pracowników z zagranicy z MK Job

MK Job wspiera firmy w pozyskiwaniu pracowników z Polski i zagranicy. Rekrutujemy kandydatów do produkcji, logistyki, budownictwa, usług oraz innych branż, w których potrzebne są sprawdzone zespoły gotowe do pracy. Pomoc obejmuje wsparcie pracodawców w przejściu przez cały proces zatrudnienia: od określenia potrzeb kadrowych, przez rekrutację i selekcję kandydatów, po legalizację, zakwaterowanie, onboarding i koordynację zespołu